Framtidens arbetsplats

Arbetsplatsen är i ständig och snabb utveckling. Det som var självklart för fem år sedan ifrågasätts och det som var en dröm är allas vardag. Så lämnar många det egna arbetsbordet och med stöd av teknik och nya överenskommelser utförs arbetet när och där det passar bäst. Platsens viktigaste uppgift blir mötet, utbytet, lärandet.

Här kan Du följa utvecklingen i omvärlden, ta del av andras erfarenheter och lära dig mer om framtidens arbetsplats. Hör gärna av Dig till info@hepicat.se med Dina egna erfarenheter och funderingar så tar vi tillsammans dialogen vidare!

Arbetsplats Vinnova 4

Arbetsplats Vinnova 3

Arbetsplats Vinnova 2

Arbetsplats Vinnova 1

Arbetsplats - Nordea

Vasakronan Gbg 3

Vasakronan Gbg 2

Arbetsplats - Noreda 1

 

Namnlöst8

Namnlöst4

Namnlöst3

Namnlöst2

Trädgårdskontor-Malmö

Arbetsplats Microsoft 4

Arbetsplats Microsoft 3

Arbetsplats Microsoft 2

Arbetsplats Microsoft 1

Arbetsplats - Vasakronan

Arbetsplats Vasakronan 2

Arbetsplats Vasakronan 3

Arbetsplats FK2

Arbetsplats FK3

Arbetsplats FK

Arbetsplats Täby by White 7

Arbetsplats Täby by White 3

2x12 tankar

Aktivitetsbaserad arbetsplats

Framgång skapas på olika sätt. Genom att arbeta i avskild koncentration, föra en intensiv utvecklingsdialog i grupp, visualisera ett projekt eller att mötas i ett förtroligt samtal.  Olika utmaningar kräver variation i omständigheter, rum och verktyg. Ändå erbjuder många organisationer en håglöst gestaltad kompromiss med ett öppet kontor med skrivbord i långa rader, och just inte mycket mer, en arbetsplats som kanske inte är dålig men inte heller fungerar riktigt bra för någon eller något.

Förr: Man skulle veta sin plats

Situationen är förstås långsiktigt ohållbar, och allt fler organisationer har börjat undersöka hur kontoren bör utvecklas för att bättre stötta de olika uppgifter och situationer som ska hanteras på en arbetsplats.  Att nyfikenheten och ansträngningarna just nu har tagit fart är heller ingen ingen slump och beror på flera samverkande faktorer.

En stor del av dagens medarbetare pensioneras de närmsta 10 åren samtidigt som tillskottet av ny arbetskraft är begränsat. Konkurrensen om de unga kvalificerade är hård och deras förväntningar på meningsfullhet, delaktighet och dynamik är allt större. För att dessa unga ska kunna försörja en åldrande befolkning krävs både förmåga att attrahera medarbetare och en avsevärd ökning av både utvecklingsförmåga och daglig produktivitet. Alla dessa utmaningar medför i sin tur behov av utvecklat arbetssätt i vardagen med effektiv kunskapsdelning och smarta processer.

Hårda bud men inte desto mindre en realitet. Till detta kommer det faktum att dagens arbetsplatser nyttjas allt sämre, sällan mer än 50%, ofta mindre, vilket utmanar både krav på energihushållning och behovet av att använda knappa ekonomiska resurser på ett vettigt sätt.

Samtidigt som utmaningarna hopar sig öppnar tekniken också för nya möjligheter. IT-stöd med arbetsmaterialet tillgängligt när och var som helst är snart en självklarhet. Utvecklingen har gradvis ändrat både arbetets praktiska förutsättningar men även de mentala bilderna av vad en dag på jobbet innebär. I själva verket bedrivs arbetet allt med sällan på en särskild plats och i allt färre organisationer är arbetstid det sätt som medarbetarnas framgång mäts. Hej då industrisamhället!

Så efterfrågar allt fler arbetsplatser med hög verkningsgrad både vad gäller storlek och funktion.  I Europa och på senare år även i Sverige har många tagit sig an utmaningen och utveckla kontoren så att det bättre stöttar verksamheten. Man inser att det medarbetarna faktiskt gör varierar mellan person, funktion och situation, och tagit konsekvenserna. Man utgår från begreppet aktiviteter, och kallat konceptet Aktivitetsstyrd arbetsplats. Och de fem viktigaste framgångsfaktorerna har visat sig vara: Delade resurser, variation. mobilitet, upplevelse och tillit.

Delade resurser  – Utgångspunkten är att ingen har ett eget skrivbord, förvaringen är neutralt åtkomlig och därmed tillhör hela arbetsplatsen med dess möjligheter alla och envar. Så kan arbetsplatsen användas effektivare och ytor frigöras för att utveckla innehåll och kvalitet.

Variation – Eftersom olika arbetsuppgifter bäst stöds av olika rum och verktyg ersätts rader av skrivbord med ett rikt utbud av välutrustade rum och öppna platser för exempelvis avskild koncentration, effektivt projektarbete, formella och informella möten och inte minst rekreation.

Mobilitet – För att utnyttja alla dessa möjligheter måste förstås varje medarbetare ha en realistisk chans att flytta sig inom arbetsplatsen, vilket ställer krav på informations- och dokumenthantering, både på organisatorisk och individuell nivå. Färre papper och mobil utrustning är en rejäl men ändå nödvändig och faktiskt genomförbar utmaning för de flesta verksamheter.

Upplevelse – Den arbetsplats vi kallat kontor har ofta präglats av en sorts torftighet i uttrycket. Arvet från industrialismen och dess syn på medarbetaren som en kugge i ett maskineri har i kombination med bilden av den lojale tjänstemannen haft den förödande konsekvensen att kontoren med någon sorts självklarhet gestaltas med en färglös och påver arbetsmiljö. Denna självbild delas desto bättre inte längre av nya generationer medarbetare som förväntar sig en uttrycksfull plats för hela människan, i ambitiös febril samverkan, men även i avspänt delande av lustfyllda erfarenheter.

Tillit – Att dela en plats med människor i ständig rörelse mellan platser som stöttar och uppmuntrar kräver även ett utvecklat medarbetar- och ledarskap. När individer och grupper är självorganiserade, när framgång bygger på ett generöst utbyte mellan olika kompetenser, när arbetet inte kontrolleras genom närvaro, så krävs en överenskommelse som bland mycket annat handlar om förtroende. Att kunna axla ansvaret att verka för kunden och organisationens bästa, respektera fattade beslut, lita till att medarbetarna bidrar på bästa sätt och själv känna tryggheten av att jag duger när jag gör mitt bästa.

Nu: Går arbetet som en dans

Dessa grundläggande kvaliteter ger förutsättningar för en framgångsrik arbetsplats men innebär också något mer. För på samma sätt som själva utformningen av industrisamhällets kontor har präglat självbild och arbetssätt i decennier, kan ett annat sätt att ordna rum, inredning, ljus, ljud, material och kulörer frigöra kraft och förnyelse hos dagens organisationer. Så beskriver den aktivitetsbaserade arbetsplatsens kvaliteter också vilka vi ska vara tillsammans:

Delade resurser – Mitt vetande är ett bidrag till allas kunskap.

Variation – Vi är alla är olika och det är en styrka.

Mobilitet – Vi är i rörelse i en värld i ständig utveckling.

Upplevelse – Vi är hela människor med behov av både stimulans och återhämtning.

Tillit – Jag är OK, Du är OK, det mesta ordnar sig om vi respekterar varandra och hjälps åt!

Så är det som kallas den aktivitetsbaserade arbetsplatsen något av en paradox. Å ena sidan är arbetet på många sätt oberoende av plats, vi jobbar när och var det passar bäst. Å andra sidan är arbetsplatsen kanske viktigare än någonsin som arena för att mötas för gemensam framgång.

Utvecklingsarbetet fortsätter, häng på!

/ TNB

Handledning

Att arbeta med förändringsledning är en krävande uppgift. Det mest utmanande och utmattande är att stå ut med och härbärgera motstånd och tröghet. Att organisationen har ett annat, och måhända mindre förutsättningslöst eller nyskapande förhållningssätt än vad som skulle vara möjligt. Ett citat av filosofen Søren Kierkegaard kan då vara värt att söka stöd hos. Det lyder:

handledning

Tillsammans

”Om jag vill lyckas föra en människa mot ett bestämt mål, måste jag först finna henne där hon är och börja just där. Den som inte kan det lurar sig själv, när hon tror att hon kan hjälpa andra.

För att hjälpa någon måste jag i och för sig förstå mer än vad hon gör, men först och främst förstå det hon förstår. Om jag inte kan det så hjälper det inte att jag kan och vet mera.

Vill jag ändå visa hur mycket jag kan så beror det på att jag är fåfäng och högmodig. Och egentligen vill bli beundrad av den andra i stället för att hjälpa henne.

All äkta hjälpsamhet börjar med ödmjukhet inför den jag vill hjälpa och därmed måste jag förstå att detta med att hjälpa inte är att vilja härska utan att vilja tjäna”

TNB

Hållbarhet

Att skapa en arbetsplats som är förstklassigt hållbar i mijöhänseende är förstås inte bara fastighetägarens ansvar. När byggnaden uppfyller höga krav på kretslopps- anpassning, materialåtervinning och energisnålhet tar hyresgästen vid.

arbetsplats-cykel

Cykla är alltid en bra början

Det handlar förstås om att etablera ett gemensamt förhållningssätt: Vi tar vårt anvsar för en bättre värld, i stort och smått, hela tiden. Men fastlagda rutiner är också bra att ha, det är ju så mycket att hålla reda på. Här är några aspekter på hur var och en kan bidra till ett ekologiskt hållbart samhälle:

Planering

  • Miljöplan som beskriver mål , tider, metoder och miljöansvariga.
  • Regelbunden dialog  kring miljöplan och miljöfrågor

Kloka val

  • Vitvaror med minst energiklass A. Datorer med TCO-eller Svanenmärkning
  • Glödlampor ersätts med lågenergilampor.
  • Miljömärkta förbrukningsvaror, rengöringsmedel, kontorspapper och trycksaker
  • Inga engångsartiklar av plast, möjligtvis av stärkelse eller papper

Beteenden

  • Källsortering i fraktioner som papper, plast, plåt osv, men även farligt avfall, elektronikskrot, lysrör/lågenergilampor och batterier.
  • All utrustning i energisparläge när den inte används och helt avstängd vid arbetsdagens slut.
  • Sparsamhet med kopiering och utskrift på dubbelsidigt papper.
  • Telefon- eller videokonferens istället för resor.
  • Miljövänliga transporter med t.ex. tåg eller biogasbil. Logi i grönt hotell

För en gång skull är det varken särskilt komplicerat eller besvärligt att vara en fin människa på jobbet!

/ TNB

Inte tycka till

– Kära medarbetare. Vi ska nu starta en stor och ansvarsfull process med att tillsammans skapa en framgångsrik arbetsplats. Vägen ligger öppen, men ledningen har pekat ut riktningen. Ett viktigt beslut är att arbetsplatsen ska vara öppen för alla. Syftet är att bättre stödja utveckling, samverkan och lärande. Några av Er ser redan nu detta som en möjlighet, för andra är det en stor utmaning. Oavsett olika utgångspunkter behöver vi allas engagemang och erfarenhet för att lyckas!

På-språngYes we can!

Så kan det låta när en engagerad projektledning beskriver arbetet med att skapa en ny arbetsplats. Och frågan som kommer sig direkt är: – Jahaja men vad kan vi vara med att påverka, är inte allt bestämt? Och kanske: – Andra gånger när vi bjudits in att tala om hur vi vill ha det så har det i alla falla inte blivit så, och då känner man sig ju bara lurad.

Nu gäller det att vara omsorgsfull med orden. För om vi har uppdraget att utveckla en framgångsrik verksamhet så är ju inte frågan hur vi brukar jobba, och inte eller hur vi vill jobba. Utveckling av nya produkter kräver ju förutsättningslösa resonemang, noggrant funderande, skarpa analyser. Frågan är då hur vi bör jobba.

Och svaret vi söker måste vara ett antagande om en sorts sanning, inte ett mellanting mellan två ståndpunkter som ju definitionsmässigt aldrig kan vara en lösning: – Det är bra med höga hyllor för avskärmning! – Nej det är bra med låga hyllor för överblick! – Då tar vi halvhöga hyllor så får vi varken eller! Inget ställningstagande i sakfrågan, i bästa fall en sorts ångestdämpande kompromiss.

Och trots alla kloka resonemang så vet vi att när vi talar om framtiden så handlar det i bästa fall kvalificerade gissningar i en värld i ständig förändring. Mycket blir bra, en del måste ändras. Och då gäller det att se varje justering, inte som ett misslyckande, utan som en möjlighet till förbättring.

Det är inte så lätt det här, om man är tveksam, orolig eller renat av förbannad. Att se det som verkar som ett problem som ett villkor att förhålla sig till. Att göra det bästa av situationen, som tycks ändras hela tiden. Att stå ut med att sanningen är flyktig och att det gäller att pröva sig fram.  Att ta gemensamt ansvar för framtiden trots just den egna uppfattningen kanske inte vinner gehör. Att vägra vara offer och välja att vara medskapande trots allt

Och ändå är det så framgång skapas.

/ TNB

Hemvist

När arbetsplatser planeras utan eget skrivbord, de som kallas flexkontor eller aktivitetsbaserade, kan medarbetarna till en början vara mycket tveksamma. Invändningarna handlar om tidsödande procedurer att ta fram material och städa av skrivbordet, svårigheter att få nära tillgång till arbetsmaterial och en känsla av rotlöshet, var hör jag hemma?


Din hemvist är Ditt skåp, tills Du byter. Eller suddas ut?

Lösningen brukar vara att gruppera medarbetarna i en hemvist. Här har du Ditt personliga skåp, det gemensamma material i pappersform Du behöver och kollegor Du samarbetar med. En enhet eller ett projekt på kanske 10-20 personer som delar en öppen och varierad arbetsplats för arbetsdagens olika behov. Och som alltid har rum för välkomna gäster!

Utmaningen är när arbetet kräver snabba byten av grupperingar, när många är nomader som rör sig mellan projekt och arbetsuppgifter. Frågan blir då ofta – Var ska jag då ha mitt skåp? För faktiskt, några personliga arbetsredskap och privata prylar är väldigt praktiskt att ha intill sig.!

En enkel och lättsam lösning finner vi på Microsoft i Holland.  Du väljer ett ledigt skåp i närheten av din aktuella arbetsplats, skriver Ditt namn, och vips så har Du själv bestämt var du hör hemma.

Alltför lättsamt? – Existerar jag verkligen utan självhäftande namnskylt rekvirerad från vaktmästeriet? Tänk om någon suddar ut mig?

/ T

Glatt humör

I SVT:s julkalender för vuxna 2011 kan vi möta utvalda utsnitt ur verkligheten. Som här en dag på jobbet, hos några som vet att en positiv attityd kan göra hela skillnaden!

/ TNB

Arbetsplats på språng

I tidigare inlägg (länk) har värdet av ett eget bord på kontoret ställts mot fördelen av att kunna arbeta gemensamt och överallt i en upplevelserik och varierad arbetsplats. Tanken är inte ny. Work where you want – föreslog företaget Canon redan i slutet på förra seklet. Men en förändring sker som bekant inte bara för att den är möjlig utan för att alternativet är mer attraktivt än rådande tillstånd. När tillräckligt många omfattar samma tanke uppstår en sort kritisk massa, en så kallad tipping point. Plötsligt förvandlas det osäkra och våghalsiga för ett fåtal till en attraktiv möjlighet för envar. Nu har det möjligtvis hänt, till slut.

arbetsplats-universitetsbiblioteketCooworking på universitetsbiblioteket

Nygamla fenomen behöver benämnas med nya ord för att markera skillnader mot förr, skapa en känsla av samförstånd bland förespråkare och användas i marknadsföringen. Så föds begreppet Aktivitetsbaserad Arbetsplats, ibland förkortat A2. Finns på engelska också: Acitivity Based Workplace. Och då som ytterligare en av alla bokstavskombinationer att hålla reda på: ABW.

Begreppet är bra på så sätt att det lägger tonvikten på det vi faktiskt utför på arbetsplatsen, aktiviteterna. Tanken är att de allra flesta gör flera saker under en arbetsdag: Läser, fattar beslut, skriver, umgås, svarar på mail, utbyter kunskap, kopierar papper, utvecklar ny kunskap och mycket annat. Olika aktiviteter som bäst stöds av olika verktyg och platser, och där det egna arbetsbordet sällan är det bästa alternativet.

Bland de kvaliteter som internationella teoretiker och praktiker framhåller som kritiska för att detta ska fungera finner vi arbetsplatser med variation, teknikstöd för platsoberoende och inte minst en kultur som präglas av tillit till medarbetarnas förmåga att skapa gemensam trygghet, kraft och riktning.

En paradox är att samtidigt som den ständiga rörelsen mellan platser av många beskrivs som önskvärd i det lilla formatet, ifrågasätter allt fler i en större skala det vettiga i den ”aktivitetsbaserade staden” Det vill säga differentiering av arbete, boende och fritid och alla de tidsödande och miljöbelastande resor det medför.

Lösningsförslag kring detta dilemma varierar. Från lokala organisationsgemensamma arbetsplatser som också i stigande utsträckning prövas på många håll under benämningar som Cooworking, the Hub och Coffice. (länk) Till helt decentraliserade virtuella och ständigt uppkopplade organisationer.

Men så var det där med det personliga mötet IRL. En kram eller så. Fast kanske inte på kontoret.

/ TNB

Det andra huset

Att som arkitekt skapa en framgångsrik arbetsplats innebär en ständig dialog med brukarna kring nuvarande och framtida arbetssätt och behov. Som att ställa frågan: Var tillbringar Du helst Din fikapaus? Med svar som: På ett café, i en skön soffa, på en promenad. Men också: På Facebook förstås!


Annat var det förr, verkligheten liksom verkligare

För så är det. Många spenderar lika mycket tid i de virtuella rummen som i det så kallade verkliga livet. Helt enkelt för att man jobbar och umgås ihop med människor på andra platser och då behöver träffas, samtala och byta information. Vilket innebär telefonprat, e-post, chat, samarbete på projektplatser, egna eller gemensamma distansmöten. Exempelvis.

Verktygen för detta har ju tidigare varit tämligen entydiga. Telefon, dator och det som kallats videokonferens. Nu är gränserna allt mer oklara. Tangentbord, skärm, kamera och uppkoppling finns i de flesta apparater, telefoner med ett bra headset klarar det mesta.

Så börjar IT-branschens ofina annektering av ordet arkitekt ha en verklig mening, uppdraget att bygga ett andra hus, det virtuella. Samtidigt som arkitekten, som gestaltaren av det fysiska rummet, har i uppgift att bygga öppna och flexibla system, inte minst visuella.

För de som skapar den framgångsrik arbetsplats innebär utvecklingen en utmaning och ett måhända ett vägval: Antingen en vag sammanblandning mellan teknik och rum, en värld utan tydliga gränser.

Eller så är det tvärt om. Att människor i ständig samverkan på många platser kräver större klarhet kring omständigheterna, ett tydligare möte mellan helt olika sorters kvaliteter. Att tekniken å ena sidan förpackas tillgänglig och lättanvänd för sig. Och att det fysiska rummet erbjuder starka upplevelser, stimulerande och stöttande.

Så att den så möjligtvis mer verkliga verkligheten, mötet mellan människor, in real life, står sig i konkurrensen. Ett tag till.

/ TNB

Fysiska färdigheter

Många framgångsrika ledare är noga med att hålla sig i form. Skälen varierar säkert. Kanske handlar det om fåfänga, att rensa huvudet från tankar, få en endorfinkick, bli av med spänningar eller är rent av en del av en ambition att leva hälsosamt. Eller också är det en fråga om prestation. Att orka.

arbetsplats-atletGeneraldirektören föregår med gott exempel

En träningsform som växer just nu är Crossfit. Det är en kombination av styrke- och konditionsträning och bygger på övningar med hög intensitet och stor variation. Träningen syftar till att skapa en så komplett och allsidig atlet som möjligt, men det handlar om förbättrade fysiska prestationer, inte att skulptera kroppen.

Prestation går här, för en gångs skull, före skönhet.

Kretsen runt crossfitutövare har identifierat det man menar utmärker en person med utvecklade fysiska färdigheter. Och det är inga egenskaper att förakta hos en ledare, eller medarbetare heller, för den delen.

Som: Uthållighet, styrka, flexibilitet, fart, samordning, vighet, balans och precision.

Tänk om dessa kvaliteter fanns i en hel organisations sätt att fungera. Vilken konkurrenskraft både vad gäller att leverera uthålligt med kvalitet och att snabbt förnya sig efter ändrade förutsättningar.

Är det gymnastik-VM stan? Nej det är medarbetarna på Riksrevisionsverket som tar en lunchpromenad!

/TNB

Wikipedias rapport från helvetet

Vad är kontorsarbete? För alla oss som undrar över hur världen egentligen är konstruerad finns nätet alltid tillhands. Ofta kan Wikipedia ge oss en ledtråd. Som här i detta helt oredigerade citat från sidan om kontor.

arbetsplats-bauhaus-berlin Himmelsk arbetsplats Bauhaus Berlin

”Kontorsarbetet innebär att avtal, kontrakt och olika skrivelser upprättas, korrespondens skickas och tas emot, utredningar och handläggningar av olika ärenden görs, ansökningar behandlas, protokoll förs, olika underlag och handlingar registreras och kopieras. Arkiv upprättas, underhålls och rensas.

Frågor internt och externt besvaras, meddelanden skickas, tas emot och vidarebefordras, inköp av olika förbrukningsmaterial handhas, brev, promemorior, utredningar, skrivelser, protokoll och minnesanteckningar skrivs, kopieras, registreras och distribueras, register förs, handlingar sorteras och arkiveras.

Möten och sammanträden hålls, besökare tas emot, kanske registreras, frågeställningar besvaras, beslut fattas, ansvar delegeras, tjänsteförrättningar utförs, post skickas och tas emot internt och externt. Brev och paket vägs och frankeras, handlingar masskopieras, adresslistor och utsändningslistor ajourhålls, försändelser och cirkulär distribueras. Papper hålslås och sätts in i pärmar, papper slängs i papperskorgar och containrar.

Telefonsamtal förs från fasta telefoner eller mobila enheter, samtal fördelas på kundtjänst och handläggare, telefonmeddelanden spelas in, fax skickas, epost skickas till enskilda, efter utsändningslistor eller massdistribueras på olika mottagargrupper.

Korta rökpauser görs i rökkuren (eller numera ofta på gatan), fikapauser tas på morgonen och på eftermiddagen, personal med jourtjänst har andra arbetsscheman. Lunchrasten är ofta en timme, en del i personalen har egen mat med sig som man värmer i företagets mikrovågsugnar (tidigare var speciella värmeskåp vanliga). Många företag tillämpar flextid. Vissa företag använder stämpelkort. Vill man inte ha kaffe kan man hämta vatten i vattenautomaten.”

/ TNB